¿En qué consiste el Smart Working? | Xposible

La filosofía propia del teletrabajo —autonomía, flexibilidad, balance entre la vida personal y profesional, mayor productividad— es el punto de partida para la metodología Smart Working; que lleva estos beneficios más allá. Te contamos de qué se trata.

Cualquier escenario y cualquier locación del mundo son aptas para desarrollar trabajo de calidad, si el colaborador tiene las herramientas necesarias y la motivación adecuada.

“En 2015, había mucha gente iniciándose en el home office. En los años anteriores, yo ya había trabajado en muchos lugares diferentes a mi oficina. Y pensé: ‘¿Cómo es posible que las personas que hasta ahora empiezan a trabajar desde su habitación se vayan a quedar en ella siempre? ¿No hay nada más?’”, le dijo a Xposible Federico Bianchi, fundador de la compañía italiana Smartworking.srl, que ayuda a otras empresas a cambiar de mentalidad frente al trabajo remoto.

Para hacerlo, Bianchi le apostó a una metodología que recién empezaba a desarrollarse: el Smart Working.

“Nació en Italia, entre 2014 y 2015, como una unión de dos posibilidades: primero, de cambiar la manera de trabajar y organizarla por objetivos y, segundo, como consecuencia, de dar a los trabajadores la libertad de decidir”, explica.

Esa libertad constituye, además, un deseo compartido por gran parte de la fuerza laboral actual: el Informe Global anual de Adecco, en 2015, demostró que cerca del 91% de colaboradores de la firma deseaban la posibilidad de trabajar fuera de la oficina.

Por su lado, el estudio Randstad Employer Brand Research 2017, elaborado por Ranstad, empresa líder de recursos humanos en España, realizó aproximadamente 160.000 encuestas a empleados en 26 países. Entre sus conclusiones, aseguró que el 55% de los empleados buscan el equilibrio en su vida personal y profesional.

¿Cómo da el Smart Working respuesta a los anhelos del común denominador de los colaboradores? ¿Y por qué no estaban resueltas ya esas peticiones con el teletrabajo?

“La diferencia radica en que el home office se caracteriza por un desplazamiento del lugar de realización del trabajo —de la oficina al hogar— mientras que el Smart Working cambia la perspectiva: quita el énfasis en las horas y el lugar en las que se desarrollan las responsabilidades y lo pone únicamente en los objetivos específicos a cumplir”, asegura Bianchi.

Esto implica que los colaboradores deben respetar los plazos y las fechas de entregas asignadas, pero no debe cumplir un horario establecido, ni trabajar desde una locación específica.

De este modo, el Smart Working constituye, básicamente, una apuesta empresarial rotunda por la libertad y la confianza en el talento humano.

“Al ser continuo, el teletrabajo en el domicilio representa el riesgo de aislar a los trabajadores, limitando la sociabilidad e integración del equipo. El Smart Working es una evolución legal y social del home office: permite a los empleados y a los empleadores redefinir el trabajo en sí de una manera diferente” le contó a Xposible Giovanna Bellezza, jefe de Relaciones Industriales en TIM, compañía líder de las telecomunicaciones en Italia.

Se trata, también, de un modelo laboral que demanda una mayor responsabilidad para quienes lo practican: no solo para cumplir con su trabajo satisfactoriamente sino también en la elección diaria de dónde y cuándo trabajar, escenarios que en todos los casos deben tener estándares de salud y seguridad.

La apuesta por la posibilidad de que las personas lleven a cabo su trabajo sin limitaciones de espacio y tiempo supone varios retos para las compañías.

El principal desafío es la necesidad de cambiar el ADN de lo que se ha entendido como el ‘deber ser’ del trabajo hasta ahora: el Smart Working necesita modificar la manera en la que jefes y empleados colaboran entre sí.

“Para lograrlo, es vital revolucionar y adelantar temporalmente la visión empresarial. Esto quiere decir dejar de ver a la compañía bajo la óptica industrial de control del lugar, tiempo y trabajo para verla bajo una lupa más moderna en la que la empresa y los trabajadores construyan juntamente un nuevo pacto anclado en la responsabilidad y la confianza mutua”, complementa el fundador de  Smartworking.srl.

Ese deseo, monitorear cada aspecto de la jornada laboral del trabajador, obedece a la necesidad de la compañía de calcular el desempeño de su talento humano. Sin embargo, el Smart Working basta para satisfacerlo y corroborar la ejecución idónea de las tareas.

“Cuando implementamos el sistema, muchos managers temieron que la distancia física evitaría las operaciones normales del negocio. Al final, sin embargo, la experiencia ha cancelado estos prejuicios”, señala jefe de Relaciones Industriales en TIM.

Para que el acuerdo de confianza mutua se lleve a cabo sin sacrificar la productividad empresarial, las organizaciones deben, además, rediseñar espacios y acelerar la transformación digital.

En ese sentido, la tecnología actúa como un engranaje esencial ya que permite adoptar una colaboración virtual entre colegas como reemplazo de la presencia física en la oficina.

Más allá de verificar que los trabajadores cuenten con Internet, se necesita propender realmente porque el talento humano cuente con todas las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo, sin importar el espacio o el horario en el que lo haga.

Con la tecnología, la responsabilidad y la confianza como bandera, las compañías que implementen el Smart Working obtienen beneficios más allá de colaboradores felices.

“Se logra una mayor capacidad de atracción y retención de las personas, y se crea un contexto en el que la innovación y agilidad son elementos de la cultura propia, lo que facilita reaccionar a cualquier situación con la máxima capacidad de adaptación”, explica Bianchi.

Por lo anterior, la implementación del Smart Working cobra más sentido durante la contingencia actual, en la que la propagación de la pandemia COVID-19 ha obligado a muchas empresas a realizar su trabajo de manera remota.

Para una compañía que cuente con el respaldo del Smart Working como práctica habitual es más fácil adaptarse a este tipo de escenarios imprevistos, pero posibles.

Es el caso, por ejemplo, de TIM en Italia: la tendencia se empezó a implementar en 2016, tras un ciclo de experimentación; para 2018 ya contaban con 13.000 empleados trabajando bajo esta modalidad y, en julio de 2019, sumaban 21.000 ‘smart employees’.

Ante la emergencia del COVID-19, la empresa logró que el 71% de sus trabajadores logrará colaborar en esta modalidad. Esto representó un aumento de casi el 20% en la cantidad de empleados realizando Smart Working en tan solo un par de meses.

Pese a todos los aspectos positivos que tiene, implementar esta metodología es un proyecto que exige tiempo, constancia, una mirada anclada en el futuro a largo plazo y “una inversión importante para desarrollar habilidades como el uso de las herramientas digitales, la capacidad de colaborar y compartir virtualmente, y un nuevo modo de manejar equipos”, asegura Bellezza.

En el caso de TIM, ese desarrollo se da a través de herramientas que de por sí exijan una aplicación del habilidades online mientras que, a su vez, refuerzan otros conceptos: cursos online obligatorios sobre seguridad y manejo de la información, módulos de entrenamiento sobre comportamientos y normativas, capacitación de plataformas que permiten la colaboración a distancia, pódcasts, microlearning, e-learning y webinars.

Precisamente por la cantidad de exigencias que el Smart Working demanda, es ideal que las empresas que quieran aplicarlo tengan la mayor claridad posible sobre el resultado que quieren lograr y el plan teórico y práctico que les permitirá alcanzarlo.