Consejos para realizar una transformación digital exitosa | Xposible

Transformación cultural, objetivos medibles y capacidad de adaptación. Estos son algunos de los elementos deben tener en cuenta las empresas -grandes y pequeñas- para llevar este proceso a buen puerto y aumentar su competitividad.

En 2019, el 63,5 por ciento de las empresas en Colombia ya contaba con una estrategia de transformación digital, según la Encuesta de Transformación Digital de la Andi. De ellas, un 66,8% esperaba culminar este proceso para el 2021, mientras que tres de cada diez compañías aseguraban que tardarían cinco años en completarlo. 

No obstante, la pandemia ha obligado a las empresas a acelerar esta transformación de una forma antes impensable. De hecho, un informe de la consultora McKinsey publicado en mayo aseguraba que en ocho semanas se había alcanzado un nivel de transformación digital en las empresas que no se esperaba hasta 2025. 

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Si bien todavía no existen datos certeros sobre el alcance de esta aceleración en Colombia durante el 2020, todo apunta a que la transformación ha sido mayúscula. El tránsito a una economía de bajo contacto, los cambios en el consumo y la caída generalizada de los ingresos han hecho que la transformación digital deje de ser solo una vía hacia una mayor competitividad. Ahora es cuestión de supervivencia. 

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¿Pero por dónde empezar? Para Carolina Navarrete, directora de B2B de Movistar Colombia, organización que acompaña al sector empresarial colombiano en este proceso, lo primero que se debe tener en cuenta es que la transformación digital no es solo cuestión de tecnología, también, la transformación cultural al interior de la compañía, tiene un rol relevante. 

“Hay que definir cuál va a ser la ruta en función de mi negocio; cuál es la tecnología que más se adapta a él y que traerá más beneficios; y luego empezar con un proceso de transformación cultural y de ‘reskilling’ para que se pueda hacer la apropiación de todas las tecnologías que se van a poner al servicio del negocio y de sus clientes”, explica la directora.

En otras palabras, es necesario responder para qué se quiere la tecnología antes de hacer grandes inversiones en un software o hardware concreto. Esto permite trazar una hoja de ruta con objetivos medibles, lo cual a su vez facilita que los miembros de la organización adopten las tecnologías y los cambios de procesos de forma más eficiente.

En cuanto a la tecnología, Navarrete señala que los cuatro pilares de la transformación digital son la tecnología de almacenamiento en la nube, la ciberseguridad, el internet de las cosas y el ‘big data’. De hecho, un 48,9% de las empresas colombianas afirmó contar con trabajadores especializados en alguna de estas áreas o en e-commerce en 2019, según la Andi. 

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Sin embargo, la directora de Fortalecimiento Empresarial de la Cámara de Comercio de Cali, Luisa Fernanda Cadavid, advierte que la elección de la tecnología debe depender siempre de las necesidades concretas de la empresa. “No tiene que apuntar siempre a aumentar las ventas, también puede estar enfocada en mejorar los tiempos de producción o consolidar los clientes que ya tiene. Las herramientas tecnológicas en general deben permitirles a las empresas organizarse, planificar mejor, tener capacidad de proyección, estandarizar sus procesos, analizar la información, y gestionar la comunicación con los clientes”, explica.

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Paso a paso

Si bien la transformación digital es diferente para cada organización, existen unos puntos comunes que nos pueden guiar a la hora de empezar nuestro viaje. Estos son algunos de los consejos de la ‘Guía de Transformación Digital’ emitida por el gobierno de Australia, uno de los países líderes del Ránking Mundial de Competitividad Digital 2020, elaborado por el Institute for Management Development.

1. Identificar los objetivos del negocio. Como ya hemos dicho, las metas de la organización pueden variar: aumentar los ingresos con una plataforma de e-commerce, hacer un uso más eficiente de los activos mediante un sistema de administración financiera, automatizar tareas administrativas, o incluso mejorar las habilidades de los trabajadores. Además de identificar objetivos, es importante preguntarse qué aspectos de la organización se pueden mejorar. ¿Cómo puedo facilitar que mis colaboradores hagan su trabajo? ¿Hay algún servicio que me gustaría ofrecer, pero que no es posible con mi modelo actual? Responder este tipo de preguntas le permitirá priorizar sus necesidades de transformación.
2. Herramientas a la medida. Es necesario tener claro cuánto tiempo y recursos se pueden invertir en la transformación digital, y elegir la tecnología adecuada de acuerdo con estos factores. Tómese su tiempo para explorar y comparar toda la oferta tecnológica ofrece el mercado. Una vez hecho esto, es importante diseñar una hoja de ruta con los objetivos y prioridades seleccionados. Empezar por cambios pequeños y “victorias rápidas” es una gran forma de impulsar su transformación digital.
3. Mundo nuevo, reglas nuevas. Empezar a trabajar en línea también tiene sus peligros. En Colombia, los ciberataques en la modalidad de “brecha del correo corporativo” (BEC) generaron pérdidas promedio de entre 300 y 5.000 millones de pesos, según el informe ‘Tendencias del cibercrimen en Colombia 2019-2020’. Por lo tanto, resulta imprescindible proteger su negocio de estas amenazas con firewalls, encriptando información clave y capacitando al personal para reducir riesgos. Así mismo, es importante familiarizarse con la legislación de los entornos digitales, como las normativas en cuanto a privacidad y protección de datos. 
4. Todos reman en la misma dirección. La transformación digital es también una transformación cultural. Y como tal, debe involucrar a todos los miembros de la organización. Mantener una comunicación abierta, constante y clara respecto a los objetivos de la hoja de ruta es esencial para que la apropiación de las nuevas tecnologías y para el éxito del proceso general. 

La barrera de las mipymes

En octubre de 2019, la consultora IDC estimó que el gasto global en transformación digital alcanzaría los 2,3 trillones de dólares en 2023. Durante años, este tipo de cifras indujo a las mipymes a pensar que la transformación digital era un proceso económicamente inaccesible para ellas. De hecho, antes de la llegada de la Covid-19, solo el 43% de las mipymes clientes de Telefónica tenían contratado algún servicio digital. En cambio, la cifra ascendía al 93% en el caso de las grandes corporaciones.

La emergencia sanitaria y las medidas de confinamiento han evidenciado que la transformación digital es necesaria para cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector. “La transformación digital es un vestido a la medida que hoy más que nunca aplica tanto a los pequeños negocios como a las grandes empresas. Cuando una microempresa de jugos congelados adopta una herramienta sencilla de contabilidad que permite hacer cuentas, ya está haciendo su transformación digital”, afirma Cadavid.

Para Dayana Acosta, directora del Centro de Transformación Digital Empresarial de Acopi en el departamento de Atlántico, romper las barreras del miedo al cambio y al costo es fundamental para el proceso. “Al igual que en las empresas grandes, es necesario un cambio de mentalidad. Por eso, los gerentes de las mipymes -que a menudo intentan ejercer en todos los cargos- deben involucrar a todo el equipo y a todas las áreas para que aporten a la transformación digital”, añade.