octubre de 2020
Aumento de la productividad, flexibilización del tiempo de trabajo, impulso de nuevas tecnologías y fortalecimiento de las relaciones familiares. Estas son algunas de las ventajas del teletrabajo. Ahora bien, ¿cómo alcanzarlas?
“En las mañanas organizo mi tiempo para acompañar a mi hijo menor a esperar el transporte del colegio. A mediodía salgo del apartamento y lo espero donde lo deja el bus. Para él es extraordinario tener a su papá ahí todos los días”, dice Mauricio Rojas, coach y Gerente de mejora continua para Latinoamérica en Kimberly-Clark, y quien desde 2017 hace parte de un proyecto piloto de teletrabajo en esta empresa.
“Lo que más me gusta es que ‘soy dueño de mi tiempo’, y esa forma de trabajo se ajusta a mi personalidad disciplinada y ordenada”, agrega.
A raíz de la cuarentena obligatoria decretada en la mayoría de países del mundo —con el objetivo de contener el brote de enfermedad por coronavirus (COVID-19)—, las empresas han tenido que trasladar sus operaciones a los hogares de sus empleados como medida de protección.
Este cambio ha supuesto un desafío desde el punto de vista de la productividad y la eficiencia de los equipos de trabajo. No obstante, ya había quienes estaban preparados para esta situación, como Mauricio, quien en las últimas semanas ha dado capacitaciones de teletrabajo al interior de Kimberly-Clark.
Según el Cuarto Estudio de Penetración del Teletrabajo en Empresas Colombianas, realizado por la Corporación Colombiana Digital y el Centro Nacional de Consultoría para el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), en 2018 el país contaba con 122.278 teletrabajadores —en 2012 solo habían 31.553—. Se espera que después de esta crisis de salud pública —y la experiencia de teletrabajo de las empresas— el número aumente.
3R
Así es como Mauricio Rojas llama a su metodología de teletrabajo.
“La primera R corresponde a las responsabilidades, es decir, el equipo laboral debe tener muy bien definidos sus objetivos. No se puede ser productivo sin una meta clara. La segunda R es para la palabra rutina. Si usted tiene que trabajar ocho horas diarias, en ese lapso debe tener tiempo para tomar un café, hacer pausas activas, llamar a un familiar, responder correos y dejar un momento para imprevistos. La tercera R es para las reglas. Cada uno tiene las propias. En mi caso es vestirme todos los días como si fuera a la oficina. No se puede trabajar en pijama; el cuerpo se da cuenta de que estás en una disposición para descansar”, explica.
Entre otros consejos, el gerente también menciona el uso inteligente de las herramientas tecnológicas: “El calendario es clave —en mi caso uso Outlook—. Asigno un color a las tareas relacionadas con un tema: la gestión visual es relevante para mantener un equilibrio y así potenciar la entrega de resultados”.
Por otro lado está WhatsApp: “Cuando asigno una tarea por este medio, esta debe realizarse en un tiempo de hasta ocho horas. Si la tarea requiere mayor elaboración, recomiendo usar el correo electrónico, el cual se debería revisar solo dos veces al día. También son importantes las to-do list. Tengo la personal en Trello y la laboral en Microsoft Teams. Este tipo de kanban —un método de gestión en el que se muestran las tareas pendientes, en proceso y terminadas— hace que el equipo se motive porque se da cuenta de los avances” dice.
Por último, también recomienda a los líderes entrenar a su equipo: “Se tiene que preparar a todos sobre el manejo de emociones, rutinas y herramientas tecnológicas”.
Una experiencia mixta
Ana María Peláez es Vicepresidenta de planeación y estrategia en Terranum —un fondo inmobiliario—. En 2018 se mudó a Pereira, con la condición de teletrabajar tres días a la semana y pasar los dos días restantes en la oficina, la cual está ubicada en Bogotá.
“Ha sido una experiencia positiva en términos de calidad de vida. Me siento equilibrada. Pereira es una ciudad más tranquila, los desplazamientos son más fáciles y puedo pasar mucho más tiempo con mi familia”, dice.
Sobre la diferencia entre trabajar desde casa e ir a la oficina menciona que la productividad se multiplica en el primer caso:
“Lo ideal es tener un espacio cómodo en casa, donde no haya lugar para interrupciones —a veces en las oficinas hay más distracciones que en las casas—. También es clave tener reglas de juego con la familia. Mis hijos, con quienes comparto en las mañanas antes de que salgan para el colegio, tienen claro que puedo estar mucho más tiempo con ellos si no interfieren mientras trabajo”.
Ahora bien, según Ana María, este modelo mixto también mantiene el crecimiento de las relaciones laborales. “En esas conversaciones del día a día en la oficina, en esos cruces en los pasillos, en los cafés de las tardes, se construyen y afianzan ideas que a veces desde la casa no se pueden lograr”, dice.
Respecto a la reuniones laborales, esta ingeniera industrial destaca el papel de las teleconferencias. “Tengo las dos experiencias en la misma semana y prefiero el uso de herramientas tecnológicas. Por un lado, aplicaciones como Zoom fijan la duración, lo cual favorece la eficiencia; se va directamente a los puntos de la reunión”, finaliza.
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