Las organizaciones hoy se preguntan cómo fortalecer y mantener la cultura en el marco de la adaptación de la modalidad de teletrabajo, teniendo en cuenta los cambios de perspectiva del colaborador ante las nuevas formas de equilibrar vida – trabajo.

La modalidad de teletrabajo se convirtió en una de las mayores innovaciones que el mundo adoptó para hacerle frente a la pandemia de Covid-19, con el propósito de mantener activo el sector productivo a nivel global.

En Colombia, se aceleró el proceso de digitalización de algunos aspectos y se popularizó el trabajo remoto en distintas áreas. Las compañías optaron por trasladar al espacio virtual varios de los elementos que componían su día a día laboral y emprender una nueva forma de expresar la cultura organizacional.

Este panorama representa un reto para las compañías que han construido valor en torno a los códigos de comportamiento y gestión, puesto que estas formas de actuar se alinean con los objetivos institucionales.

De acuerdo con Andrea Neuta Niño, experta en Comunicación Estratégica/Cultura y Endomarketing, “es clave entender cuáles son los aspectos que hoy para el colaborador son más sensibles, como lo es el bienestar, la desconexión y desintoxicación de la jornada laboral. Al identificar lo que es importante para el trabajador y ponerlo en diálogo con lo que es importante para la organización se hace un puente para fortalecer la cultura y aportar al cumplimiento de los objetivos comunes”.

Otro de los grandes retos que se presentan actualmente frente a esta modalidad de trabajo se relaciona con su formalización. “Establecer dentro de la compañía las políticas que definen las formas de actuar, los límites y limitaciones del teletrabajo, es clave para que el relacionamiento entre los sectores organizaciones. La claridad y la comunicación en fundamental para la fluidez del flujo de trabajo, así como para proteger el tiempo en casa del colaborador, dándole la confianza de decir no frente a lo que puede afectar su bienestar”, aseguró Eva Orellana, catedrática chilena, doctora en desarrollo organizacional.

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Claves para fortalecer la cultura desde casa

Entre los aspectos que se recomiendan para gestionar la cultura organizacional en esta forma de desarrollo laboral a distancia, se encuentran:

Comunicar y reconocer al otro

Los líderes tienen un rol fundamental, tanto en la comunicación de estas políticas que comprende el teletrabajo, como en su comportamiento. Se espera que el líder reconozca desde una visión más humana quién es el colaborador. Es relevante que los líderes mantengan un diálogo con los miembros de su equipo e independiente de la limitación de la presencialidad se abra a generar una conexión más cercana.

Fomentar la interacción de los colaboradores

El teletrabajo limitó las interacciones laborales, siendo este un factor y pilar primordial de la cultura organizacional. Es importante promover reuniones virtuales, con actividades que den cuenta de los valores institucionales a la cultura de la empresa. A su vez, estos espacios deben romper lo netamente laboral, incluyendo lúdicas novedosas para los colaboradores como conversaciones virtuales con café, clubes de lectura, entre otras.

Hacer un seguimiento y compartir las mejores prácticas

Realizar un seguimiento de la forma de trabajo de los colaboradores es importante, así como resaltar las conductas que desde el teletrabajo representan la cultura empresarial. Es clave documentar esas experiencias y compartirlas con toda la comunidad laboral en diversos formatos, como escrito o video, incentiva la participación y el compromiso.

La vida laboral y personal están ahora en un mismo espacio. Comprar vivienda es un reto que la pandemia dejó al consolidar el teletrabajo en Colombia.

La transformación digital del sistema productivo se aceleró a causa de los confinamientos que provocó la pandemia. Colombia consolidó en varias regiones la modalidad de teletrabajo para responder a las exigencias ante las restricciones del virus, lo que a la vez mostró ser una herramienta para mejorar la productividad y la economía del país.  

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En nuestro país, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como: “Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.

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Las tres modalidades en las cuáles se reconoce esta tipología laboral son teletrabajo autónomo, teletrabajo suplementario y teletrabajo móvil. Durante 2020, el Ministerio TIC ofreció cerca de 16.265 asesorías a nivel nacional para que pudiera implementarse esta forma de trabajo en cualquiera de sus versiones. 

De acuerdo con Miguel Ángel Murcia, director general del Hospital Universitario San Rafael, “esta modalidad de trabajo es una apertura al futuro; nosotros como organización veníamos implementando el teletrabajo antes de la pandemia, y ahora que tenemos desarrollada la práctica, lo aplicamos para la gestión, la enseñanza y la atención médica. Para todos los que aplican esto, las formas y los espacios laborales se han transformado radicalmente”.

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Oficina y hogar en un solo lugar 

Según el Ministerio del Trabajo, en Colombia cerca de 6 millones de personas laboraron durante el 2020 desde su casa, lo que sin duda llevó a los compradores de vivienda a evaluar nuevos factores para adquirir o cambiar casa propia. 

Galería Inmobiliaria, compañía dedicada a negociar con inmuebles, registró que en los meses de septiembre a diciembre de 2020 el balance en el sector fue positivo para la venta de vivienda nueva, pues alcanzó cifras récord que permitieron contrarrestar la baja presentada en los primeros meses de la pandemia.

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Como consecuencia, “el año anterior cerró con normalidad demostrando que la compra y venta de vivienda es parte de una decisión estable y duradera, que ahora no solo pone en juego variables sobre el espacio para desarrollar la vida personal, sino también el entorno laboral se toma los hogares” reconoció Juan Sokoloff, coordinador de data en habi.co.

Sokoloff señaló también que “algunas de las viviendas que más relevancia han tomado en el mercado son los inmuebles de 40 mts2 cercanos a zonas universitarias o centros empresariales. También hay quienes prefieren espacios más amplios y en zonas apartadas, aprovechando los beneficios del teletrabajo”.

Algunas recomendaciones que de habi.co para el proceso de elegir vivienda en la coyuntura de Covid-19 son:

El 97 % de los trabajadores a nivel global han experimentado cambios laborales a raíz de la llegada de la Covid-19. Conoce cómo esta crisis sanitaria, económica y social nunca antes vista transformará tu trabajo y tu empresa este año.

Las medidas de confinamiento, los estragos de la pandemia en la economía y la aceleración de la Cuarta Revolución Industrial transformaron el mundo laboral el año pasado. Prueba de la magnitud de este fenómeno es que el 97% de los trabajadores del mundo han experimentado cambios laborales a raíz de la Covid-19, según el ‘Global Workplace Study 2020’, publicado por el Instituto de Investigación ADP. 

Con la pandemia todavía ocupando un papel protagónico, el 2021 trae consigo nuevas transformaciones laborales para empresas y empleados que pondrán a prueba su resiliencia y su capacidad de innovación. 

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  1. El teletrabajo se queda, pero no de la misma manera

El crecimiento del trabajo remoto no es una tendencia nueva. Solo en Colombia, el número de trabajadores en esta modalidad se cuadruplicó entre 2012 y 2018, hasta alcanzar las 122.200 personas, según cifras oficiales. Sin embargo, las medidas de confinamiento han acelerado este fenómeno hasta el punto que, para octubre del 2020, el 22,9% de los trabajadores colombianos estaban en modalidad de teletrabajo o trabajo en casa, de acuerdo con un informe de la Andi. Así mismo, las empresas señalaron que los principales cambios en su funcionamiento durante la emergencia habían sido la implementación de estas modalidades y los ajustes en los turnos de trabajo.

“El teletrabajo se va a consolidar en 2021, pero no de la forma en la que lo vivimos el año pasado. Es necesario recuperar el espacio de la oficina porque los humanos somos seres sociales. Las oficinas se diseñarán para un modelo de trabajo híbrido, y tendrán muchos más espacios de interacción y reunión”, afirma Maite Sáenz, directora del Observatorio de Recursos Humanos. De hecho, un estudio de la consultora Randstad publicado en diciembre halló que, en promedio, solo al 14% de los trabajadores del mundo les gustaría trabajar desde casa todo el tiempo.

Esta transformación también traerá cambios normativos como el proyecto de ley 352 de 2020 -actualmente en trámite en el Congreso- que busca regular el trabajo en casa.Lo principal a tener en cuenta es que el trabajo en casa podrá extenderse hasta máximo tres meses, prorrogables por un periodo igual. Pero si dichas circunstancias permanecen en el tiempo, las partes de común acuerdo deberán migrar al teletrabajo. Esto supone la prestación personal del servicio del trabajador mediante el uso de las tecnologías de la información y comunicación en forma permanente y sin requerir la presencia del trabajador en las instalaciones físicas del empleador”, explica Carlos López, director general de WHAP Abogados y representante de la consultora Psicotec en Colombia.

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  1. La salud y el bienestar son lo primero

La crisis sanitaria nos ha demostrado que la salud es nuestro bien más preciado. El estudio ‘Tendencias Globales de Talento 2020’, de la consultora Mercer, afirma que la salud y el bienestar de los empleados fue la principal preocupación de los empleadores el año pasado con relación a la fuerza laboral. En 2021 se espera que este enfoque continúe. Sobre todo, teniendo en cuenta que en octubre el 92,5% de las empresas colombianas reportaron haber tenido casos positivos de Covid-19, según la Andi. 

Además de garantizar unas condiciones físicas seguras en el trabajo tanto en casa como en la oficina, los empleadores deben prestar especial atención a la salud emocional y psicológica. “Antes de la Covid-19, ya se decía que las enfermedades psicosociales eran la gran pandemia del siglo XXI. Eso tiene un coste de absentismo, e impacta la productividad y la concentración. La empresa tiene que favorecer un entorno de trabajo saludable, garantizar la desconexión digital y una mejor relación con los jefes”, declara Sáenz.

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  1. Formación y ‘reskilling’

La transformación digital de las empresas se ha acelerado, así como la llegada de la Cuarta Revolución Industrial. Estos cambios han resaltado la necesidad de nuevas habilidades y de una constante actualización de la fuerza laboral. Incluso meses antes de la declaración de la pandemia, la OCDE estimaba que un tercio de los trabajos del mundo probablemente serían transformados por la tecnología para 2030. 

“Una de las preocupaciones más grandes de las empresas es tener el talento o los conocimientos que se necesitan para poder seguir adelante. Entonces quizás habrá más personas que van a tener trabajo como freelance. Este fenómeno, junto a las nuevas capacidades requeridas, obliga a que las personas que están dentro de la empresa se estén formando de manera permanente”, argumenta Lorena Rienzi, profesora asociada de ADEN Business School. Los datos hallados por el estudio de Mercer respaldan esta tesis: El 77% de los ejecutivos consideran que los trabajadores “gig” e independientes reemplazarán sustancialmente a los empleados de tiempo completo en los próximos cinco años. Al mismo tiempo, el 76% de las compañías aseguraron que planeaban desarrollar talento internamente en 2020. 

  1. El auge de las metodologías ágiles

Las empresas están transformando su forma de trabajar para poder adaptarse al entorno cambiante. Para ello, cada vez más compañías han empezado a implementar metodologías ágiles como Scrum y Kanban en su modelo de organización. “Se trata básicamente de ver cada proceso como un proyecto. Se involucra realmente al equipo encargado y se hacen revisiones continuas en donde se toman decisiones de cambio real para lograr resultados eficientes. Antes lo veíamos solo en tecnología; ahora este enfoque se está aplicando en todas las áreas”, explica Liliana Gutiérrez, directora de LG Consultores. 

En 2019, la consultora KPMG realizó un estudio de la penetración de estas metodologías en 120 empresas de 17 países. El 81% de ellas había empezado su “transformación ágil” en los últimos tres años. Para López, el atractivo de estas herramientas está en que permiten organizar equipos de trabajo multidisciplinarios, facilitan la división de tareas, su ejecución y el cumplimento de objetivos. “Al final del día estas metodologías hacen que el trabajo fluya con mayor rapidez, aumentan la productividad, minimizan errores, mejoran la productividad y facilitan la toma de decisiones”, añade el directivo.

  1. Más diversidad e inclusión

La aplicación de la diversidad y la inclusión en la fuerza laboral de las organizaciones está tomando cada vez más fuerza. Más allá de ser un imperativo ético, la revista Forbes señala que este cambio cultural aumenta la moral y la productividad de los miembros de la empresa, entre otros beneficios. “En estos momentos esto es estratégico para el crecimiento de las empresas. Las nuevas generaciones aspiran a trabajar en ambientes multiculturales, por lo que es una forma de retener el mejor talento. Además, si tienes variedad de personas, entiendes mejor lo que pasa en la calle y enriqueces la innovación”, afirma Rienzi.

Cierres de fronteras, cambios en la demanda energética y en los patrones de consumo, restricciones de movilidad y la imposición del teletrabajo… ¿Cómo se traduce la combinación de estos factores para empleadores, colaboradores y el medio ambiente?

La petición mundial por la flexibilidad, reforzada por la pandemia, parece haberse instalado de manera definitiva en la vida cotidiana: para finales de 2021, cerca de la tercera parte de la fuerza laboral optará por el teletrabajo varios días de la semana, según un análisis de Global Workplace Analytics. Una medida que también busca hacer frente al uso ineficiente de recursos físicos, económicos y medioambientales, ya que los empleados no están en su puesto de trabajo durante el 60 por ciento de su jornada.

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El informe, además, sugiere que un escenario profesional semejante tendría efectos profundos en la calidad de vida de los trabajadores, en la atracción y retención del talento, en el espacio físico de las oficinas, en el ahorro económico para empleadores y colaboradores, y, por supuesto, en el medio ambiente:

 No existe una forma más fácil, rápida y económica de reducir la huella de carbono que reduciendo los viajes diarios”, concluye en el documento Kate Lister, presidente de Global Workplace Analytics.

¿Suma el teletrabajo al medio ambiente?

“Las emisiones globales diarias de diversos contaminantes atmosféricos, principalmente el dióxido de nitrógeno y el material particulado, disminuyeron significativamente en todo el planeta. Incluso se estimó que las emisiones de dióxido de carbono bajaron 26 por ciento en promedio, en los países considerados individualmente”, asegura Dayana Agudelo, doctora en sensoramiento remoto de la calidad del aire y docente de la Universidad del Norte.

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Por su parte, Tatiana Céspedes, vocera del área de campañas de Greenpeace Colombia, destaca que el confinamiento evidenció la relación directa que existe entre los hábitos cotidianos de las personas y las emisiones generadas en las ciudades, que corresponden a un 70 por ciento del porcentaje global.

“Hicimos un seguimiento de contaminantes criterio (material particulado PM10 y PM2.5, dióxido de azufre, dióxido de nitrógeno, ozono troposférico y monóxido de carbono) en el aire y vimos que efectivamente disminuyeron con la cuarentena: en las tres primeras semanas bajaron entre 27 y 35 por ciento. Tras el fin de las restricciones de movilidad, las emisiones dentro de Bogotá habían mermado cerca del 48 por ciento”, dice.

En ese sentido, el teletrabajo ha sido un factor positivo en términos ambientales y económicos, pero también para la salud mental y física. “Al no estar expuestos a estos contaminantes prevenimos enfermedades respiratorias, y al no desplazarnos ahorramos cerca de 191 horas en trayectos urbanos, lo cual mejora notablemente la calidad de vida”, asegura Céspedes.

Sin embargo, el caso de Colombia es complejo. “Aunque en Bogotá y Medellín se alcanzaron los niveles más bajos de contaminantes como PM 10, PM 2.5 y dióxido de nitrógeno durante los aislamientos estrictos, los beneficios de la calidad del aire fueron anulados parcialmente por un evento de polvo en el Sahara y por el impacto de las múltiples quemas de biomasa”, explica Agudelo.

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Según la doctora, la disminución de monóxido de carbono, que se evidenció durante la cuarentena en ciudades como Barranquilla, puede tener una relación con el teletrabajo y la disminución del tráfico, ya que este contaminante es emitido directamente por los vehículos a gasolina.

Es importante pensar la sociedad como un todo: la mejora en la calidad del aire se dio también gracias a otras estrategias como el cierre de aeropuertos y terminales, lo que permitió dimensionar el efecto que tienen aviones, camiones y vehículos de carga.

Esto también evidenció que son vitales las soluciones “enfocadas en la transición energética a fuentes renovables que no emitan contaminantes atmosféricos, así como plantear opciones reales de movilidad sostenible en todas las ciudades, incluyendo medidas flexibles de horarios, jornadas y teletrabajo”, agrega Agudelo.

Aunque el impacto concreto del teletrabajo sobre el medio ambiente es difícil de calcular al tener en cuenta otros factores relevantes, como la ausencia de la flota aeronáutica y las quemas de biomasa, esta pandemia ha traído la oportunidad histórica de recomenzar desde la sostenibilidad, con más conciencia de que los hábitos cotidianos sí tienen el poder de proteger y preservar el hogar común.

Aumento de la productividad, flexibilización del tiempo de trabajo, impulso de nuevas tecnologías y fortalecimiento de las relaciones familiares. Estas son algunas de las ventajas del teletrabajo. Ahora bien, ¿cómo alcanzarlas?

“En las mañanas organizo mi tiempo para acompañar a mi hijo menor a esperar el transporte del colegio. A mediodía salgo del apartamento y lo espero donde lo deja el bus. Para él es extraordinario tener a su papá ahí todos los días”, dice Mauricio Rojas, coach y Gerente de mejora continua para Latinoamérica en Kimberly-Clark, y quien desde 2017 hace parte de un proyecto piloto de teletrabajo en esta empresa.

Lo que más me gusta es que ‘soy dueño de mi tiempo’, y esa forma de trabajo se ajusta a mi personalidad disciplinada y ordenada”, agrega.

A raíz de la cuarentena obligatoria decretada en la mayoría de países del mundo —con el objetivo de contener el brote de enfermedad por coronavirus (COVID-19)—, las empresas han tenido que trasladar sus operaciones a los hogares de sus empleados como medida de protección.

Este cambio ha supuesto un desafío desde el punto de vista de la productividad y la eficiencia de los equipos de trabajo. No obstante, ya había quienes estaban preparados para esta situación, como Mauricio, quien en las últimas semanas ha dado capacitaciones de teletrabajo al interior de Kimberly-Clark.

Según el Cuarto Estudio de Penetración del Teletrabajo en Empresas Colombianas, realizado por la Corporación Colombiana Digital y el Centro Nacional de Consultoría para el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), en 2018 el país contaba con 122.278 teletrabajadores —en 2012 solo habían 31.553—. Se espera que después de esta crisis de salud pública —y la experiencia de teletrabajo de las empresas— el número aumente.

3R

Así es como Mauricio Rojas llama a su metodología de teletrabajo.

“La primera R corresponde a las responsabilidades, es decir, el equipo laboral debe tener muy bien definidos sus objetivos. No se puede ser productivo sin una meta clara. La segunda R es para la palabra rutina. Si usted tiene que trabajar ocho horas diarias, en ese lapso debe tener tiempo para tomar un café, hacer pausas activas, llamar a un familiar, responder correos y dejar un momento para imprevistos. La tercera R es para las reglas. Cada uno tiene las propias. En mi caso es vestirme todos los días como si fuera a la oficina. No se puede trabajar en pijama; el cuerpo se da cuenta de que estás en una disposición para descansar”, explica.

Entre otros consejos, el gerente también menciona el uso inteligente de las herramientas tecnológicas: “El calendario es clave —en mi caso uso Outlook—. Asigno un color a las tareas relacionadas con un tema: la gestión visual es relevante para mantener un equilibrio y así potenciar la entrega de resultados”.

Por otro lado está WhatsApp: “Cuando asigno una tarea por este medio, esta debe realizarse en un tiempo de hasta ocho horas. Si la tarea requiere mayor elaboración, recomiendo usar el correo electrónico, el cual se debería revisar solo dos veces al día. También son importantes las to-do list. Tengo la personal en Trello y la laboral en Microsoft Teams. Este tipo de kanban —un método de gestión en el que se muestran las tareas pendientes, en proceso y terminadas— hace que el equipo se motive porque se da cuenta de los avances” dice.

Por último, también recomienda a los líderes entrenar a su equipo: “Se tiene que preparar a todos sobre el manejo de emociones, rutinas y herramientas tecnológicas”.

Una experiencia mixta

Ana María Peláez es Vicepresidenta de planeación y estrategia en Terranum —un fondo inmobiliario—. En 2018 se mudó a Pereira, con la condición de teletrabajar tres días a la semana y pasar los dos días restantes en la oficina, la cual está ubicada en Bogotá.

“Ha sido una experiencia positiva en términos de calidad de vida. Me siento equilibrada. Pereira es una ciudad más tranquila, los desplazamientos son más fáciles y puedo pasar mucho más tiempo con mi familia”, dice.

Sobre la diferencia entre trabajar desde casa e ir a la oficina menciona que la productividad se multiplica en el primer caso:

“Lo ideal es tener un espacio cómodo en casa, donde no haya lugar para interrupciones —a veces en las oficinas hay más distracciones que en las casas—. También es clave tener reglas de juego con la familia. Mis hijos, con quienes comparto en las mañanas antes de que salgan para el colegio, tienen claro que puedo estar mucho más tiempo con ellos si no interfieren mientras trabajo”.

Ahora bien, según Ana María, este modelo mixto también mantiene el crecimiento de las relaciones laborales. “En esas conversaciones del día a día en la oficina, en esos cruces en los pasillos, en los cafés de las tardes, se construyen y afianzan ideas que a veces desde la casa no se pueden lograr”, dice.

Respecto a la reuniones laborales, esta ingeniera industrial destaca el papel de las teleconferencias. “Tengo las dos experiencias en la misma semana y prefiero el uso de herramientas tecnológicas. Por un lado, aplicaciones como Zoom fijan la duración, lo cual favorece la eficiencia; se va directamente a los puntos de la reunión”, finaliza.

El teletrabajo ha sido la solución para evitar los contagios en plena pandemia. Sin embargo, la OIT explica que esta metodología lleva al empleado a una situación de disponibilidad casi que permanente y, aunque para muchos sea gratificante estar más tiempo en casa, esto podría convertirse en un arma de doble filo.

El mayor reto para las personas que trabajan desde sus casas es el derecho a la desconexión, advierte el documento de Eurofound sobre el teletrabajo, “Working anytime, anywhere: the effects on the world of work”, que busca limitar las consecuencias negativas de las jornadas de trabajo inadecuadas.

Según Forbes y Bloomberg, el trabajo en casa ha pasado de ser de 8 horas a 10 horas diarias, y la jornada laboral ampliada se refleja en varios países europeos como Austria, España, Francia y el Reino Unido, e incluso, según datos de Nord VPN, en Estados Unidos se podría estar dando un aumento de hasta el 40 % extra de horas laboradas.

Así mismo, las redes de conexión están detectando puntas de actividad de las 12 de la noche a las 3 de la madrugada, una franja en la que antes del Coronavirus no había movimientos destacables.

Por su parte, la Organización Internacional del Trabajo (OIT), en su serie Work and family Information Sheets, afirma que aunque esta modalidad “puede ayudar a las empresas a enfrentar situaciones de emergencia, no necesariamente es una solución óptima”.

Y advierte que “el cansancio disminuye la productividad, sobre todo si estas situaciones se repiten frecuentemente. Trabajar muchas horas puede afectar la tasa de errores, el ritmo de trabajo y el comportamiento social”, asegura la entidad.

Todo esto se debe a que no existe una clara separación entre el tiempo para laborar y el tiempo libre.

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En lo que respecta al Ministerio TIC, en su ‘Cuarto estudio de penetración del teletrabajo’ presentado el año pasado, desde 2012 el número de personas que laboran bajo la modalidad del teletrabajo ha incrementado cuatro veces, pasando de 31.553 a 122.278.

Según el documento, los beneficios que perciben las empresas son el aumento de la productividad en un 39 %, la disminución de costos operacionales en un 37 %, el aumento de la eficiencia en los procesos en un 27 % y teletrabajadores más motivados en un 25 %.

Contrario a estas cifras positivas, surge esta interrogante ¿por qué las personas están laborando horas extra o en jornadas que no han sido previamente establecidas? 

Laura Camargo, abogada especialista en derecho de familia, explica que en la modalidad de teletrabajo los horarios de pausas activas y almuerzos no siempre están definidos o en multinacionales que tienen presencia en varios países con diferentes zonas horarias, los colaboradores deben estar pendientes por más horas.

Además, Camargo resalta que las familias en el país no estaban preparadas para este abrupto salto a trabajar desde casa y muchas de ellas no cuentan con los implementos para que cada miembro realice  correctamente las actividades durante el día.

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Uno de estos casos es el de algunas familias con hijos en edad escolar donde los padres deben hacer de profesores; otras no cuentan con suficientes computadores para todos los miembros y la única solución es rotarse los horarios de uso, desplazando la jornada de trabajo 2 o 3 horas o cambiando completamente la rutina y laborando en horas no habituales, como lo son las 2 o 3 de la mañana.

Del mismo modo, teniendo en cuenta las leyes impuestas por el Gobierno de pico y cédula, existen horarios específicos que las personas deben aprovechar para salir de sus casas y hacer mercado, pagar los servicios, ir a una cita médica o cualquier actividad permitida y, por ende, no pueden dedicar esas horas al trabajo, extendiendo sus horarios en las noches o inclusive en las madrugadas.

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¿Y si trabajo horas extras desde mi casa, tengo derecho a cobrarlas a mi empleador?

Andrés Jiménez, abogado laboralista y profesor de la Universidad del Rosario, afirma que sí. Según Jiménez, el teletrabajo es una forma de regulación laboral aprobada en ley 1221 de 2008 y una de sus características es cumplir con una jornada previamente acordada entre las dos partes.

Sin embargo, lo que la mayoría de gente está haciendo ahora es ‘trabajo en casa’, una modalidad completamente diferente. 

“Cuando un empleado trabaja en casa, debido a razones de fuerza mayor, no hay un acuerdo mutuo entre las partes, las condiciones no son de teletrabajo, entonces esa persona debe cumplir con el horario que figura en su contrato, y si se extiende su jornada está en todo su derecho a reclamar esas horas extras ya que el contrato se mantuvo igual y al no ser bajo la modalidad de teletrabajo, tiene que haber un pago adicional”, explica Jiménez.

La dificultad que están padeciendo muchos trabajadores durante la cuarentena es que ni el Gobierno ni las empresas estaban preparados para afrontar una circunstancia como esta, por eso, hay tantos problemas laborales y los empleados han tenido que adecuarse a situaciones nuevas.

La recomendación de Jiménez, si alguna persona de la compañía está teniendo inconvenientes con la jornada laboral, es establecer un acuerdo de voluntades entre las partes para modificar las condiciones laborales y fijar los horarios que más convengan. 

Para quienes se enfrentan por primera vez a teletrabajar diariamente, la sensación de que se vive en la oficina puede ir en aumento, mientras que el límite entre lo profesional y lo personal se hace cada vez más difuso. ¿Cómo dominar esta faceta laboral como un científico de la conducta?

Aunque el home office ya era parte del ADN empresarial de algunas compañías antes del confinamiento, la implementación de esta metodología como una práctica diaria genera un entorno novedoso para la mayor parte de la sociedad.

La coyuntura actual exige adaptarse y un proceso de aprendizaje para familiarizarse con nuevas tecnologías y con formas de trabajo desconocidas para muchos.

¿Qué deben hacer quienes no estaban acostumbrados a esta realidad? ¿Cómo deben responder las personas cuya rutina está bajo una nueva configuración?

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Reconocer la ventaja que representa estar trabajando

A pesar de los retos que la imposición del teletrabajo ha traído consigo, poder afrontarlos es, de por sí, una oportunidad: “Seguir haciendo lo que se sabe hacer durante la exigencia del aislamiento social favorece mantener la motivación y las rutinas”, explica Hernando Santamaría, neurocientífico, psiquiatra y docente de la Universidad Javeriana y la Universidad Nacional.

Sentir que durante una situación de cambio, como la actual, se sigue siendo parte de algo, que se tiene un propósito y se está construyendo un futuro diariamente son ventajas propias del teletrabajo durante la pandemia COVID-19. Además, propende por el contacto social y facilita que las personas se conecten y compartan, aunque sea a kilómetros de distancia.

Un primer paso para sobrellevar mejor el home office es verlo bajo la lupa de la salud mental: tener las responsabilidades laborales que usted acarrea ahora es un modo de cuidar de sí mismo.

Empaparse de lo desconocido

“En este aprendizaje hay un elemento central al cual retornar: ¿cómo los humanos nos hemos adaptado a todos los cambios? De manera gradual, con un acercamiento progresivo a los nuevos métodos y hábitos”, dice Santamaría.

En ese sentido, el consejo del neurocientífico es concreto: investigar por intención propia el entorno digital en el que se desarrolla el teletrabajo e involucrarse con él. Esto se traducirá en un aumento en la sensación de autoconfianza y en un mejor desempeño laboral.

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Lo anterior implica hacer una búsqueda de qué son y cómo funcionan las herramientas y los métodos del home office: dedicarle tiempo a entender plataformas como Zoom, Google Meets, Microsoft Teams, cómo manejar las pestañas, cómo sacarle más provecho, cómo invitar a más gente a reuniones virtuales…

Crear una rutina

Una vez se hayan dominado las herramientas que exige el nuevo contexto —el entorno digital, durante la coyuntura de la pandemia COVID-19—, la clave está en no desbordarse en ellas durante horas y mantener horarios definidos en los que los tiempos personales y profesionales estén claramente diferenciados.

Tres elementos son indispensables para que la creación de una rutina se construya adecuadamente: planeación, constancia y paciencia. Planeación para definirla adecuadamente, constancia para ejecutarla y paciencia para que se consolide en la vida diaria.

De acuerdo a Nir Eyal, investigador de la conducta y autor del best seller Hooked: How to Build Habit-Forming Products, organizarse es vital para estar focalizado: “Ya no tenemos que matar nuestra comida, no tenemos que plantar nuestros propios cultivos, podemos hablar entre nosotros desde miles de kilómetros de distancia de forma gratuita. ¿El costo del mundo moderno? Lo siento, tienes que planificar tu día. Tener un plan sobre lo que vas a hacer y cuándo lo vas a hacer lo hace mucho más probable”, dijo en un episodio del podcast Action Design Radio.

La constancia y la paciencia responden a los muchos estudios que han indicado que para que un nuevo hábito se establezca efectivamente se necesita un plazo mínimo de dos o tres semanas.

Las reacciones emocionales frente al home office y la relación con el teletrabajo durante las dos primeras semanas son temporales. Solo hasta la tercera se construye realmente el hábito. Por eso, es importante que durante ese periodo se creen tiempos diferenciados de ocio y de trabajo”, asegura Santamaría.

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¿A qué se debe la duración de este plazo? “Es el tiempo necesario para que un comportamiento se adquiera y se afiance en relación con habituaciones físicas y con habituaciones neurofisiológicas y de memoria.

El cerebro empieza a encontrar una forma de hacer las cosas, una forma que ya no le resulta tan difícil: ya no demanda tantos recursos de atención, ya no requiere el mismo esfuerzo mental y, por lo mismo, ya no genera el mismo agotamiento”, complementa.

Respetar el modus operandi del organismo humano

La adaptación total al home office va a darse con mayor facilidad y de una mejor manera si se construyen horarios que estén en sintonía con el modo en que opera normalmente el cuerpo.

La coyuntura actual representa un escenario desconocido para muchos, pero eso no significa que modifique el modo en el que se dan muchas funciones humanas.

“Si se quiere hacer una nueva tarea, se debe estar sincronizado con los procesos naturales neurofisiológicos y mentales. No vale la pena ir en contra de ellos: la gente solo logra media hora de atención hiperfocalizada y luego necesita un descanso de mínimo 15 minutos”, explica Santamaría.

En otras palabras: no le exija a su cuerpo jornadas de trabajo de dos horas sin parar, ni espere que su cerebro tenga capacidad de llevarlas a cabo.

Hacerlo representará un aumento en el nivel de frustración al no poder cumplir con sus propias expectativas, aunque estas sean irreales; una baja en su productividad y una pérdida de tiempo y de energía.

Por eso, el docente recomienda que las reuniones virtuales no duren más de una hora —en 45 minutos se han dicho todas las cosas importantes y después de ese plazo los asistentes se dispersan— y que el trabajo individual se componga de 50 minutos de concentración seguidos por 10 de descanso.

“Después de cuatro horas de trabajo intenso, aunque hayan habido breves descansos, se necesita una pausa más larga que debe ser física: pararse de la silla, caminar un poco, tomar algo de aire y mover el cuerpo”, agrega.

Ser capaz de mantener la ilusión viva

Tal vez el gran motor de la humanidad es la motivación, que surge por motivos individuales —cosas que se quieren superar, enfrentar, aprender—, pero también por razones de grupo a través de grandes proyectos”, dice Santamaría.

Más allá de que las motivaciones sean personales o colectivas, todas están ancladas en objetivos individuales que varían en cada ser humano.

Esto genera dos escenarios: el primero en el que los objetivos van de la mano con las motivaciones, en cuyo caso la persona está en un gran punto de partida; y un segundo en el que los objetivos más profundos del individuo van en una dirección distinta a las motivaciones de su realidad actual.

¿Qué hacer en ese segundo panorama? ¿Cómo encontrar motivación en situaciones que usualmente no despiertan eso en usted? Fijarse metas a corto y mediano plazo, y trabajar sistemáticamente para alcanzarlas en el menor tiempo posible, puede crear un panorama esperanzador.

“Pensar en el corto plazo es una manera de encontrar motivación en el teletrabajo: por ejemplo, empezar por el reto de manejar las herramientas y las dinámicas, dominarlas, e integrar personas a ellas; y, después, continuar con el desafío de tener la productividad y eficacia que se tenía en la vida habitual”, concluye Santamaría.

Otro modo de mantener la motivación elevada es no centrarse únicamente en el home office.

Diversifique su cotidianidad, dedique el tiempo establecido a sus deberes profesionales, pero haga otras cosas también que le permitan tener nuevas ideas y nuevos horizontes, incluyendo mantener la actividad física y el contacto social virtual. “El tiempo fuera es útil, para enriquecerse con otras cosas, ver otras cosas, pensar otras cosas… Así, al volver a lo laboral, se es más productivo”, concluye Santamaría. El teletrabajo ahora es una parte importante de tu vida, sí, pero date un respiro: esa faceta no es tu vida.

Tras el fin de la cuarentena y con la ‘nueva normalidad’ imponiéndose poco a poco, el regreso físico a las oficinas parece cada vez más cercano. ¿Cómo negociar un horario flexible para esta nueva etapa?

El asunto cobra más peso a medida de que el home office deja de ser una imposición legal para mitigar la propagación de la pandemia: los colaboradores, más que nunca, quieren trabajar con la seguridad física y mental que solo su casa les ofrece. Una investigación reciente así lo confirma.

El ‘Estudio SPR-MARCO Hábitos de Consumo Post COVID-19’ advierte que el 80 % de los colombianos quiere seguir teletrabajando después de la cuarentena.

Con encuestas hechas a 4.500 personas, en 6 países, la consultora MARCO también destaca en el informe que el 54 % manifestó echar de menos la vida social en el trabajo.

Pero, ¿cómo generar bienestar compartido entre los objetivos de la compañía y las necesidades del talento humano? La conciliación es el mejor camino.

Para la empresa, saber tender puentes atrae, retiene y motiva al talento; aumenta su compromiso y su felicidad, y por ende su desempeño; mejora los índices reputacionales y puede evitar inconvenientes de mayor índole.

En países como España, la discusión sobre las jornadas laborales tras el confinamiento se ha tomado incluso tribunales judiciales.

Para los colaboradores, desarrollar la habilidad de negociar es de gran utilidad, más allá de la coyuntura sanitaria actual. Sin embargo, es importante analizar la pertinencia de un horario flexible en cada caso particular.

“Si trabajas de cara al público o en atención al cliente, puede ser complicado. Si necesitas de un equipo, los horarios deben coordinarse para coincidir al menos en determinadas horas; en caso de que estén en otro país, con otro huso horario y necesiten coincidir contigo, también debes tenerlo en cuenta, antes de solicitar flexibilidad”, explica Elena Compte, experta en comunicación y marketing y formadora de habilidades directivas y habilidades blandas en LinkedIn Learning Europa.

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Entonces, de ser posible, ¿cómo negociar la jornada laboral?

1. Convencersa

Y eso también significa prepararse: planear con suficiente anticipación la propuesta concreta que se va a plantear y los argumentos que la sostienen como una buena opción para ti y para tu compañía.

“Se empieza a negociar desde un nivel inferior al intentar convencer a un líder hablando únicamente de las necesidades propias. Es importante plantear soluciones y no solo problemas”, aseguró al respecto Karen Mattison, consultora de trabajo flexible y cofundadora de Timewise, a Harvard Business Review.

El objetivo es construir un diálogo en el que sus necesidades personales se vean respaldadas por beneficios empresariales y por propuestas realistas de un horario flexible.

Quizá, no volver a la oficina hasta que la pandemia se controle mundialmente no es una opción, pero sí lo es, por ejemplo, ir solo dos días a la semana o evitar horas pico para usar transporte público.

“Lo principal es ir bien preparado a la negociación: plantear argumentos claros, que convenzan al jefe y a las personas que toman las decisiones en la empresa. Hay que ponerse en su lugar y persuadirlos explicando qué gana la empresa con el cambio, no pensar solo en lo que para nosotros es válido a nivel personal”, complementa Compte.

En ese sentido, también es recomendable practicar la conversación con otro manager de confianza que pueda darte una retroalimentación adecuada para mejorar la negociación real.

2. Las formas sí importan

Sé precavido y procura que los factores externos a la negociación jueguen a tu favor: escoger un momento indicado para tocar el tema es vital. Probablemente el resultado varíe dependiendo de si se plantea la cuestión frente a la junta directiva reunida o si se discute en un momento privado con el líder del equipo.

Es mejor esperar para tener la conversación cara a cara. Hay que dejar que pasen los primeros días de readaptación al volver a la oficina, jornadas en las que el jefe tendrá otras preocupaciones más urgentes, y entonces pedirle una reunión para hablar el tema”, asegura Compte, quien también resalta la importancia de la inteligencia emocional en el asunto.

“El empleado debe buscar la forma de hablar con calma con su superior para que que no se encuentre con una negativa, antes de llegar a valorar como tal la oferta planteada”, advierte la experta.

Para reforzar la tranquilidad y confianza, fruto de su preparación para la negociación, evita iniciar la conversación con una disculpa o con temor del resultado.

Además, expande tu visión. Piensa con qué otros trabajadores podrías hablar para presentar una solicitud conjunta sin que, por el tono de la conversación, llegue a entenderse como un ultimátum a la compañía.

“Si es una petición del equipo o de un grupo considerable de los trabajadores —que por sus funciones podrían acogerse al horario flexible—, la capacidad de presión es mayor”, dice Compte.

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3. Pónte en los zapatos de tu jefe

Conocer la naturaleza del líder de su equipo es un punto de partida para convencerlo. “Saber qué motivaciones tiene y cuáles son sus prioridades hará que cambie el enfoque de la negociación”, asegura Compte.

Si a tu jefe le preocupa el bienestar de sus empleados y valora atraerlos y retenerlos, le importará también que el horario flexible permita conciliar la vida personal y profesional de su talento.

“Entonces, ese salario emocional, que cada vez es más común en las empresas, será un factor decisivo y la felicidad del empleado será un argumento válido”, explica la formadora.

Sin embargo, si tu jefe se enfoca prioritariamente en objetivos económicos sin reparar en las personas que los hacen posibles, en la negociación deben protagonizar argumentos como la productividad y los costes para la empresa.

Una buena idea es enfocarse en los aspectos positivos comprobables que ha traído su trabajo desde casa: mayor productividad, aumento en la creatividad de sus propuestas, incremento en las ventas, disminución en el ausentismo por incapacidad médica, etcétera.

Estos hacen que su necesidad de posponer el retorno físico a la oficina sea viable desde la óptica de los intereses empresariales.

La experta también recomienda ir un paso adelante y estar listo para dar respuesta óptima a las posibles inquietudes del líder. “Es muy útil pensar, desde antes de la negociación, las preguntas o contraargumentos que puede dar el jefe y preparar las respuestas para evitar estar desprevenidos”.

4. No te olvides de los puntos medios

En el campo de la negociación, no existen las verdades absolutas. A ti te interesa lograr un horario flexible, no entrar en una discusión perpetúa con su jefe sobre los pros y las contras del teletrabajo, ni probar tener razón a toda costa.

Si tu propuesta no fue aceptada, procura —entonces— llegar a algún punto medio con transiciones paulatinas y cambios menos bruscos: teletrabajo en determinados días, para equipos concretos o durante un periodo de prueba corto.

Cuando los directivos vean que la jornada flexible no solo no afecta negativamente a los resultados de la empresa ni a la eficiencia de los empleados, sino todo lo contrario, será el momento de retomar la negociación e intentar mejorar aún más las condiciones de flexibilidad”, asegura Compte.

Es importante conseguir tu objetivo de teletrabajo, pero es aún más importante avanzar, aunque sea de a pequeños pasos, para lograrlo.

“En última instancia, el éxito o el fracaso de la negociación siempre depende de las ganas de cooperar de ambas partes, de llegar a un acuerdo satisfactorio para los implicados, cediendo un poco por cada lado. De lo contrario, una de las partes impondrá su voluntad sin dar pie a negociar”, concluye Compte.

Ahora más que nunca, los líderes y las organizaciones son llamadas a implementar el teletrabajo para hacerle frente a la adversidad. Xposible presenta este decálogo para que, desde tu hogar, puedas seguir haciendo una buena gestión.

  1. Dividir los compromisos de cada colaborador en entregables de ejecución corta, de pocos días y no semanales. Esto no solo permite evaluar y corregir las tareas del teletrabajo de forma temprana, sino también le fija al equipo metas cortas que lo motiven.
  2. Ser muy precisos en la asignación de requerimientos, tanto en alcances como en fechas de entrega.
  3. Algunos colaboradores serán más asincrónicos que otros. Esto no debe ser un impedimento, siempre que se respeten los entregables y las reuniones programadas.
  4. No encontrarse en un mismo espacio físico obliga a tener puntos de contacto frecuentes. Es recomendable hacer una reunión diaria de corta duración (no más de 15 minutos) donde cada participante debe responder cómo está en la casa (dada la emergencia), qué hizo ayer, qué hará hoy y qué necesita para completar sus tareas.
  5. Ser puntuales en las reuniones remotas y promover el uso de la cámara. Verse ayuda a leer el rostro y a entender el estado anímico de todos.
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  6. Hacer revisiones de las labores del colaborador uno a uno. Escuchar más que pontificar y priorizar a las personas que deben recibir más atención.
  7. Celebrar los pequeños logros. Las distancias no deben romper los lazos de amistad y de compañerismo.
  8. Los líderes de equipos deben estar disponibles y accesibles. Mostrar empatía al combinar el lado personal junto con el laboral.
  9. Usar las herramientas para hacer el seguimiento de la ejecución. Teamwork, un chat de Whatsapp y las opciones de Google Drive son buenas alternativas para trabajar de forma colaborativa.
  10. Y sobre las herramientas ‘nuevas’ que se necesiten adoptar, se debe hacer paulatinamente pero de forma rápida y si se encuentra que alguna no sirve, tomar la decisión de dejarla de usar pronto.

No basta con tener un computador en casa y acceso a Internet, la adaptación de los colaboradores a esta nueva dinámica laboral debe hacerse bajo los lineamientos de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SST). ¿Qué se debe tener en cuenta para hacer teletrabajo? 

La ARL Positiva Compañía de Seguros S.A.S. compartió con Xposible sus recomendaciones para un teletrabajo efectivo:

  1. Establecer con las personas con quien convive las reglas mínimas para poder cumplir con sus funciones laborales.
  2. Adecuar el mejor espacio posible que le brinde iluminación, ventilación y concentración durante el desarrollo de sus labores. Este debe contar con el espacio suficiente para la comodidad postural.
  3. Usar una silla con espaldar y ubicar el teclado o computador portátil al menos a 10 c.m. del borde de la mesa, para contar con espacio suficiente al apoyar los antebrazos.
  4. Conectar el computador o implementos de trabajo en tomas independientes. No sobre cargue la fuente de energía.
  5. Mantener el orden y aseo en su espacio de trabajo en casa, evitando obstáculos que puedan generar posibles golpes o caídas.
  6. No consumir alimentos en el lugar de trabajo determinado.
  7. Mantener las rutinas que den cumplimiento al desarrollo de sus actividades laborales normalmente: Hora de levantarse (evite estar en pijama), hora de comidas (conservar los horarios de desayuno, media mañana, comida y cena), horas efectivas de trabajo.
  8. Cada 2 horas, realizar pausas físicas con cambios posturales (sentado o de pie); pausas visuales como parpadear, cambiar puntos fijos de mirada, cerrar los ojos por varios segundos; y pausas cognitivas, como meditación, técnicas de relajación y respiración cortas, imaginación guiada etc.
  9. Mantener las medidas de prevención asociadas al COVID 19, como el adecuado y constante lavado de manos y la limpieza frecuente de sitios de trabajo.
  10. Establecer una rutina de ejercicios en casa de mínimo 15 minutos diarios antes de iniciar o después de finalizar la jornada laboral. Y mantenerse socialmente activo por los diferentes medios de comunicación virtuales o telefónicos fortaleciendo sus redes de apoyo.

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¿Qué hacer con el estrés causado por la condición actual?

La recomendación de la ARL Positiva es evitar mirar, leer o escuchar noticias que te causen ansiedad o angustia. Y, en cambio, buscar información para tomar medidas prácticas para preparar tus planes y protegerte a y a tus seres queridos.

Las actualizaciones de información se deben hacer en momentos específicos una o dos veces durante el día, pues el flujo repentino y casi constante de informes de noticias sobre un brote puede hacer que cualquiera se sienta preocupado.

Solo confía en información que tenga como fuente a la Organización Mundial de la Salud y a plataformas de las instituciones correspondientes como el Ministerio de Salud, para distinguir los hechos de los rumores.

Encuentra formas asertivas de expresar sentimientos perturbadores como el miedo y la tristeza y, aun en casa, realiza actividades que te permitan expresar y comunicar sus sentimientos.

Teniendo en cuenta que compartirás más tiempo con tu familia y si tienes a cargo menores de edad, es importante proponer espacios de juego acordes con la edad; esto con el ánimo de mantener un equilibrio familiar debida la situación. Algunas actividades sugeridas son: lecturas, realizar crucigramas, sudoku, sopa de letras, colorear mándalas, juegos de mesa, escuchar música, aprender idiomas, entre otras.

La filosofía propia del teletrabajo —autonomía, flexibilidad, balance entre la vida personal y profesional, mayor productividad— es el punto de partida para la metodología Smart Working; que lleva estos beneficios más allá. Te contamos de qué se trata.

Mientras se espera un vuelo a las seis de la mañana de un domingo, de camino a un almuerzo familiar un martes, a la medianoche de un viernes con una copa de vino, a las 6 de la tarde después de nadar un sábado, en medio de un viaje al extranjero…

Cualquier escenario y cualquier locación del mundo son aptas para desarrollar trabajo de calidad, si el colaborador tiene las herramientas necesarias y la motivación adecuada.

“En 2015, había mucha gente iniciándose en el home office. En los años anteriores, yo ya había trabajado en muchos lugares diferentes a mi oficina. Y pensé: ‘¿Cómo es posible que las personas que hasta ahora empiezan a trabajar desde su habitación se vayan a quedar en ella siempre? ¿No hay nada más?’”, le dijo a Xposible Federico Bianchi, fundador de la compañía italiana Smartworking.srl, que ayuda a otras empresas a cambiar de mentalidad frente al trabajo remoto.

Para hacerlo, Bianchi le apostó a una metodología que recién empezaba a desarrollarse: el Smart Working.

Nació en Italia, entre 2014 y 2015, como una unión de dos posibilidades: primero, de cambiar la manera de trabajar y organizarla por objetivos y, segundo, como consecuencia, de dar a los trabajadores la libertad de decidir”, explica.

Esa libertad constituye, además, un deseo compartido por gran parte de la fuerza laboral actual: el Informe Global anual de Adecco, en 2015, demostró que cerca del 91% de colaboradores de la firma deseaban la posibilidad de trabajar fuera de la oficina.

Por su lado, el estudio Randstad Employer Brand Research 2017, elaborado por Ranstad, empresa líder de recursos humanos en España, realizó aproximadamente 160.000 encuestas a empleados en 26 países. Entre sus conclusiones, aseguró que el 55% de los empleados buscan el equilibrio en su vida personal y profesional.

¿Cómo da el Smart Working respuesta a los anhelos del común denominador de los colaboradores? ¿Y por qué no estaban resueltas ya esas peticiones con el teletrabajo?

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“La diferencia radica en que el home office se caracteriza por un desplazamiento del lugar de realización del trabajo de la oficina al hogar— mientras que el Smart Working cambia la perspectiva: quita el énfasis en las horas y el lugar en las que se desarrollan las responsabilidades y lo pone únicamente en los objetivos específicos a cumplir”, asegura Bianchi.

Esto implica que los colaboradores deben respetar los plazos y las fechas de entregas asignadas, pero no debe cumplir un horario establecido, ni trabajar desde una locación específica.

De este modo, el Smart Working constituye, básicamente, una apuesta empresarial rotunda por la libertad y la confianza en el talento humano.

“Al ser continuo, el teletrabajo en el domicilio representa el riesgo de aislar a los trabajadores, limitando la sociabilidad e integración del equipo. El Smart Working es una evolución legal y social del home office: permite a los empleados y a los empleadores redefinir el trabajo en sí de una manera diferente” le contó a Xposible Giovanna Bellezza, jefe de Relaciones Industriales en TIM, compañía líder de las telecomunicaciones en Italia.

Se trata, también, de un modelo laboral que demanda una mayor responsabilidad para quienes lo practican: no solo para cumplir con su trabajo satisfactoriamente sino también en la elección diaria de dónde y cuándo trabajar, escenarios que en todos los casos deben tener estándares de salud y seguridad.

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La apuesta por la posibilidad de que las personas lleven a cabo su trabajo sin limitaciones de espacio y tiempo supone varios retos para las compañías.

El principal desafío es la necesidad de cambiar el ADN de lo que se ha entendido como el ‘deber ser’ del trabajo hasta ahora: el Smart Working necesita modificar la manera en la que jefes y empleados colaboran entre sí.

Para lograrlo, es vital revolucionar y adelantar temporalmente la visión empresarial. Esto quiere decir dejar de ver a la compañía bajo la óptica industrial de control del lugar, tiempo y trabajo para verla bajo una lupa más moderna en la que la empresa y los trabajadores construyan juntamente un nuevo pacto anclado en la responsabilidad y la confianza mutua”, complementa el fundador de  Smartworking.srl.

Ese deseo, monitorear cada aspecto de la jornada laboral del trabajador, obedece a la necesidad de la compañía de calcular el desempeño de su talento humano. Sin embargo, el Smart Working basta para satisfacerlo y corroborar la ejecución idónea de las tareas.

“Cuando implementamos el sistema, muchos managers temieron que la distancia física evitaría las operaciones normales del negocio. Al final, sin embargo, la experiencia ha cancelado estos prejuicios”, señala jefe de Relaciones Industriales en TIM.

Para que el acuerdo de confianza mutua se lleve a cabo sin sacrificar la productividad empresarial, las organizaciones deben, además, rediseñar espacios y acelerar la transformación digital.

En ese sentido, la tecnología actúa como un engranaje esencial ya que permite adoptar una colaboración virtual entre colegas como reemplazo de la presencia física en la oficina.

Más allá de verificar que los trabajadores cuenten con Internet, se necesita propender realmente porque el talento humano cuente con todas las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo, sin importar el espacio o el horario en el que lo haga.

Con la tecnología, la responsabilidad y la confianza como bandera, las compañías que implementen el Smart Working obtienen beneficios más allá de colaboradores felices.

Se logra una mayor capacidad de atracción y retención de las personas, y se crea un contexto en el que la innovación y agilidad son elementos de la cultura propia, lo que facilita reaccionar a cualquier situación con la máxima capacidad de adaptación”, explica Bianchi.

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Por lo anterior, la implementación del Smart Working cobra más sentido durante la contingencia actual, en la que la propagación de la pandemia COVID-19 ha obligado a muchas empresas a realizar su trabajo de manera remota.

Para una compañía que cuente con el respaldo del Smart Working como práctica habitual es más fácil adaptarse a este tipo de escenarios imprevistos, pero posibles.

Es el caso, por ejemplo, de TIM en Italia: la tendencia se empezó a implementar en 2016, tras un ciclo de experimentación; para 2018 ya contaban con 13.000 empleados trabajando bajo esta modalidad y, en julio de 2019, sumaban 21.000 ‘smart employees’.

Ante la emergencia del COVID-19, la empresa logró que el 71% de sus trabajadores logrará colaborar en esta modalidad. Esto representó un aumento de casi el 20% en la cantidad de empleados realizando Smart Working en tan solo un par de meses.

Pese a todos los aspectos positivos que tiene, implementar esta metodología es un proyecto que exige tiempo, constancia, una mirada anclada en el futuro a largo plazo y “una inversión importante para desarrollar habilidades como el uso de las herramientas digitales, la capacidad de colaborar y compartir virtualmente, y un nuevo modo de manejar equipos”, asegura Bellezza.

En el caso de TIM, ese desarrollo se da a través de herramientas que de por sí exijan una aplicación del habilidades online mientras que, a su vez, refuerzan otros conceptos: cursos online obligatorios sobre seguridad y manejo de la información, módulos de entrenamiento sobre comportamientos y normativas, capacitación de plataformas que permiten la colaboración a distancia, pódcasts, microlearning, e-learning y webinars.

Precisamente por la cantidad de exigencias que el Smart Working demanda, es ideal que las empresas que quieran aplicarlo tengan la mayor claridad posible sobre el resultado que quieren lograr y el plan teórico y práctico que les permitirá alcanzarlo.

Como consecuencia del COVID-19, la vida laboral de muchos se ha trasladado a los hogares¿Recibes frecuentemente llamadas, correos o mensajes de tu jefe por fuera del horario laboral? ¿Has sentido ganas de no contestar? Una explicación sobre la desconexión laboral desde el punto de vista legal.

De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, en Colombia la duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho horas al día y 48 a la semana, con algunas excepciones.

El límite puede ser repartido durante la semana teniendo como mínimo cuatro horas continuas y como máximo diez horas diarias sin lugar a recargo por trabajo suplementario.

“Esta legislación se ha ido diluyendo debido a la conectividad permanente que caracteriza a nuestros tiempos. Hay desafortunadamente abusos de la facultad subordinante y del control del tiempo de trabajo por parte de los empleadores en este contexto de la pandemia”, afirma Iván Daniel Jaramillo —abogado, profesor de Derecho del Trabajo y Seguridad Social, e investigador del Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario, en Bogotá—.

La conectividad y los abusos a los que se refiere Jaramillo vienen de años atrás —no se han presentado únicamente durante la actual crisis de salud pública—, y tienen que ver con la posibilidad de que los empleadores comuniquen directrices a distancia, sea a través de un correo electrónico, mensajes por Twitter, Facebook o WhatsApp, por fuera del horario y espacio determinados en cada organización.

En este contexto aparece el derecho a la desconexión laboral. Jaramillo lo define de la siguiente manera: “Es la garantía del trabajador de limitar su tiempo, incluso con la conectividad que deriva de las nuevas tecnologías de comunicaciones. Es el derecho que tiene un trabajador de no contestar correos, no contestar mensajes, no estar disponible para el empleador después de la jornada laboral”.

Y agrega: “El trabajo tiene una facultad de subordinación en los contratos de trabajo, la cual está limitada en tres aspectos. Por un lado, el tiempo: la jornada laboral. Por otro, materialmente, ya que no se puede invadir el ámbito privado del trabajador. Y tercero, no se puede ser fuente de arbitrariedades o uso excesivo, ya que se afectarían derechos fundamentales”.

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Contexto

Francia fue pionera en el tema. Corría el año 2016. A través de la Ley 2016-1088, conocida como ley El Khomri —por el apellido de la entonces Ministra de Trabajo, Myriam El Khomri—, se garantizó el tiempo libre de los trabajadores en las horas no laborales.

Un año después, Italia incluyó en la Ley 81 de 2017, en la reforma denominada Jobs Act, garantías similares. Poco después, en Alemania, tras una negociación colectiva que incluía a los sindicatos, se acordó de que si una persona recibe un correo electrónico después de la jornada laboral, este inmediatamente rebota.

En Colombia no hay una regulación específica de este derecho de nueva generación; está en construcción. Sin embargo, por un lado está la limitación de la jornada laboral. También hay normativas que exigen la remuneración por disponibilidad. Si una persona está en una actividad personal, un domingo, por ejemplo, y se le pide hacer un trabajo, esa acción se debe recompensar”, explica Jaramillo.

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Recomendaciones para las dos partes

El modelo colombiano asigna unas alternativas para el acoso laboral, el cual está regulado específicamente.

“Si alguien siente que está siendo acosado recurrentemente por el exceso de trabajo, por el irrespeto a sus derechos laborales, incluido el tiempo libre, puede ir al comité de convivencia de la empresa, al Ministerio de Trabajo o donde un juez laboral. Si el trabajador es del sector público, se tiene que dirigir a la Procuraduría General de la Nación”, comenta Jaramillo, quien por otro lado da algunas recomendaciones para las empresas.

“Es aconsejable y deseable tener en cuenta el derecho a la desconexión laboral en los reglamentos internos de trabajo. También se puede tratar el tema en las comisiones colectivas, es decir, aquellos diálogos entre empleados y empresas. En este país, la regulación legal es compleja y dispendiosa, pero desde estas acciones se pueden ir regulando las afectaciones a derechos fundamentales”, dice.

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El trabajo en casa

El 17 de marzo de 2020 el Ministerio de Trabajo expidió una circular a propósito de las medidas de protección al empleo con ocasión de la declaración de la emergencia sanitaria. En este documento se mencionan las diferencias entre trabajo en casa y teletrabajo.

El primero es un acuerdo entre el empleador y la empresa, el cual se da en una “situación ocasional, temporal y excepcional, que no presenta los requerimientos necesarios para el teletrabajo”.

El segundo, en cambio, está regulado por la Ley 1221 de 2008, y, por ejemplo, contempla prestaciones y alivios patronales para equipos, conexiones de Internet, energía, entre otros.

Sobre el tema, Jaramillo opina que la figura del trabajo en casa está deteriorando los derechos de los trabajadores, sobre todo en esta crisis. “Se ha acogido el trabajo en casa a partir de una circular del ministerio.

En materia jurídica, no se puede crear una modalidad de trabajo a partir de un documento como este. Para eso están los decretos y las leyes. El trabajo en casa se está convirtiendo en un espacio de ausencia de derechos, de la anulación entre la vida laboral y la vida personal. Esto puede desencadenar en problemas de salud ocupacional no deseados en el derecho al trabajo”, finaliza.

De acuerdo con el Ministerio de las Comunicaciones y la Información (MinTic), en Colombia existen más de 12.900 compañías que funcionan bajo la modalidad de teletrabajo y tan solo en Bogotá hay 63.900 personas trabajando afuera de una oficina.

Las compañías han encontrado en esta modalidad una oportunidad para incrementar la productividad, reducir los costos fijos, mejorar la calidad de vida de los trabajadores, promover la inclusión social y según Raúl Buitrago Arias, Secretario General de la Alcaldía de Bogotá, “impactar positivamente la movilidad y la huella de contaminación en la ciudad”.

En Colombia esta modalidad laboral fue reglamentada en la Ley 1221 del 2008. Allí se establecen las tres modalidades de teletrabajo que puede implementar una compañía con su trabajadores:

 

El teletrabajo se ha consolidado como una tendencia laboral que rompe los esquemas de empleo tradicionales; además es vista como una innovación organizacional que aporta al crecimiento de las compañías y al desarrollo de sus trabajadores.

Si en su compañía aún no implementan esta modalidad laboral, es recomendable hacer pruebas piloto de dos a tres veces al mes y medir el rendimiento verificando los resultados de cada colaborador.

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