Aplicaciones aliadas para la gestión de Recursos Humanos | Xposible

Los departamentos de RR. HH. se están apoyando en aplicaciones móviles para impulsar la autogestión y productividad. Conoce algunas de estas.

“Las estrategias que incluyen el uso de aplicaciones están relacionadas con el potencial que tienen ahora las firmas para ser más productivas y más competitivas, es el cambio en el paradigma del desarrollo de los negocios, de las industrias. El autogestionarse y ponerse metas de cumplimiento incentiva al empleado en su desarrollo profesional y personal”, indicó Álvaro Urquijo, director de Qualitas T&T, consultora en gestión empresarial.

Sin embargo, resaltó que este proceso también trae riesgos debido al cambio que representan en las relaciones interpersonales al modificar parámetros y labores diarias: “podría crearse una brecha entre los colaboradores porque hay unos que se pueden autogestionar y otros que no; entonces las organizaciones, dentro de la cultura y el clima organizacional, tienen que empezar a entender cómo pueden desarrollar las iniciativas. Es un reto”.

El informe Tendencias en Capital Humano 2018 México, el auge de la empresa social de Deloitte Insights indica que los avances en la inteligencia artificial y las nuevas tecnologías de comunicación están cambiando fundamentalmente cómo y dónde se hace el trabajo, quién lo hace y cómo influyen en la sociedad: “Por ejemplo, el concepto de machine learning no se visualizaba en las tendencias de hace tres años, hoy en día es uno de los principales temas que se encuentran en las agendas de recursos humanos y tecnologías de información”.

Productividad y colaboración

Entre las aplicaciones de tecnología están aquellas que impulsan el trabajo en equipo, con herramientas en tiempo real, avance de funciones y consultas de procesos, lo que no solo deja al correo electrónico como medio de comunicación corporativo.

Una de ellas es Faceboook para el Trabajo (Workplace), que permite conectarse en el celular con los compañeros de trabajo mediante grupos, chats y videollamadas. El sitio web de esta iniciativa destaca como ventajas la posibilidad de tener conversaciones bidireccionales para compartir información, recibir opiniones o asignar funciones, con opciones como la traducción automática; la realización de encuestas en los grupos para hacer diagnósticos corporativos; el uso de los bots de Workplace Chat para facilitar y acelerar los procesos de nómina, beneficios o incorporaciones; y la posibilidad de compartir videos en vivo, webinars y artículos.

También el reconocimiento a la fuerza de trabajo de forma rápida en la sección de noticias con una simple reacción o un GIF. Hay una prueba estándar gratuita, y un plan premium de 3 dólares por usuario activo al mes.

En la lista se cuentan Slack, que también integra herramientas como Dropbox y Google Drive, y otras de video y sistemas de información; Skype Empresarial, que cuenta con las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote y programación de reuniones con Outlook), mensajes instantáneos en cualquier momento, grabación de reuniones y encuentros con un máximo de 250 personas; y Google G-suite, que facilita la comunicación entre colegas, la creación de documentos (como hojas de cálculo y formularios), el acceso y almacenamiento de archivos y el control de usuarios, dispositivos y datos.

“En Colombia las áreas que están empezando a despegar a nivel organizacional en materia de transformación digital son las de Recursos Humanos porque entregan más direccionamiento estratégico desde la tecnología. Esto, aplicado a procesos de selección, validación de perfiles de cargos, e incluso en la colaboración a departamentos de investigación y desarrollo en el mapa de innovación que tienen por posibilidades de personal”, explicó Santiago Roldán, experto en tecnología y marketing digital.

En esta categoría también hay soluciones de compañías como Basecamp (para gestionar proyectos a través de listas de tareas, mensajes tipo foro, intercambio de archivos y seguimiento en tiempo real); Trello (gestión de tareas, flujo de actividad al instante, Diagrama de Gantt dinámico, complementos de Outlook y Apple Mail, entre otros); y Asana (con herramientas para la incorporación y asistencia de personal).

Engagement y Feedback

Conseguir la fidelización de los trabajadores para/con la empresa y su retroalimentación también es posible a través de apps. Entre las más reconocidas están Impraise y 15Five. La primera de ellas tiene retroalimentación continua y automatizada para identificar los problemas y poner en marcha estrategias de mejora en tiempo real; además de estadísticas de desempeño y productividad.

Y la segunda, un software de engagement para los empleados que ofrece feedback de los trabajadores, seguimiento a los objetivos y resultados clave, encuestas de pulso y reconocimiento entre pares.

El documento de Deloitte resalta que las personas son cada vez más conscientes de que los rápidos cambios tecnológicos ofrecen la promesa de oportunidades valiosas, “pero generan a su vez impactos imprevistos que pueden quebrantar la cohesión social, por lo que se tiene la expectativa de que las empresas canalicen estos cambios tecnológicos previniendo las externalidades negativas”. Y agrega que la buena noticia es que los avances tecnológicos pueden abrir nuevas oportunidades para que las empresas tengan un impacto positivo en la sociedad.

Gestión del rendimiento

El analista Roldán le dijo a Xposible que “cada vez se aplican más tecnologías durante la carrera del trabajador en la empresa, para el desarrollo de sus habilidades y competencias. Por eso, hay una función de las áreas de formación de las universidades corporativas en cabeza de recursos humanos”. En línea con eso, explicó que el acceso a las aplicaciones puede surgir de proveedores tecnológicos en empresas grandes, “pero cuando estamos hablando de compañías medianas y pequeñas, surge a partir de pruebas de conceptos de software de libre acceso, normalmente en la nube”.

Entre los ejemplos están Reflektive, presentada como medio para aumentar el compromiso de los trabajadores con comentarios, reconocimiento y mediciones en tiempo real; BetterWorks, con herramientas como el seguimiento continuo a las metas, retroalimentación y retención de talento y organización de la fuerza de trabajo; y Zugata, con guías para los comentarios oportunos, procesables y específicos en programas de feedback, ayuda en los procesos de compresión de fortalezas individuales y recursos personalizados de desarrollo para el empleado (expertos, videos, artículos, clases, etc.).

Se destacan también Highground (enfocada en la cultura empresarial, las encuestas de opinión y las dinámicas del entrenamiento corporativo), Workboard (para la planeación de reuniones, control de metas, reportes, vistas personalizadas y seguridad de la información) y SuccessFactors (con un pilar en productividad a través de revisión de habilidades y rendimiento de empleados, compensaciones y bonificaciones y monitoreo del progreso de los proyectos en curso).

Desde hace varios años, comentaron los expertos consultados por este medio, el área de RR. HH. ha tratado de implementar acuerdos en niveles de servicios para las diferentes áreas. Entonces, se evalúa cómo se disminuye la brecha digital en el entorno corporativo, dependiendo de las necesidades de cada departamento, proceso liderado por los especialistas en la materia.

Bienestar y servicio empresarial

Limeade es una compañía enfocada en la experiencia de los empleados y en la construcción de escenarios propicios para trabajar. En su página oficial la empresa explica que investiga la cultura, el compromiso de los trabajadores, la inclusión y el bienestar, ofreciendo puntos de vista que dan forma a los estándares de la industria. “No solo confiamos en la ciencia, somos pioneros (…) Trabajamos con clientes, socios y personal para traducir la investigación en estrategias y mejoras de productos que brinden nuevas formas de mejorar la experiencia de ellos”, explican.

Y también está VirginPulse, firma que hace parte del Grupo Virgin y que diseña tecnología para impulsar buenos hábitos en la fuerza de trabajo y así mejorar su estilo de vida. Entre los pilares nombrados están la curiosidad insaciable, la interrupción inteligente, el servicio sincero y las experiencias encantadoras; y entre los procesos que se ejecutan con tecnología destacan: un programa de bienestar que amplifica la cultura corporativa al conectar a los empleados a través del trabajo en equipo, la actividad y los hábitos saludables; una ventanilla única que simplifica la integración y promueve los programas adecuados para cada empleado, todo en un portal personalizado de beneficios para empleados; y un proyecto que le apuesta a la salud de los empleados y reduce los costos de atención médica.

Específicamente para otros servicios están las plataformas que integran chatbots para interactuar y administrar. Sus servicios son transaccionales, en donde el usuario puede realizar compras e intercambios y hacerle seguimiento a sus pedidos; atención al cliente, para conectar usuario, compañía y empleado; de información, con actualizaciones de datos, noticias sobre eventos y contenido importante para los trabajadores; y de entretenimiento, con iniciativas de humor y actividades dinámicas.

Aivo es una de las compañías de software que ofrece estas funciones: soluciones omnicanales de servicio al cliente con inteligencia artificial; canales digitales que ahorran tiempo y tienen respuesta automática; canales telefónicos y chats; y bases de conocimiento centralizadas con motores de búsqueda inteligente.

Otro ejemplo es del software Slack, se llama Acebot y está orientado en mejorar la productividad de los empleados a través de la administración de labores pendientes, el reporte de gastos no reembolsables y el seguimiento a operaciones con dichos montos.

Para concluir, tres mensajes que deja el informe citado sobre talento humano. El primero, las compañías líderes reconocen que estas tecnologías son más efectivas cuando complementan a las personas sin reemplazarlas; el segundo, los lugares de trabajo tienen nuevas e innovadoras herramientas de comunicación que incrementarán la productividad y son los líderes quienes deben tomar decisiones sobre cuáles y cómo utilizarlas; y el tercero: el entorno, las necesidades sociales, las condiciones de vida y la tecnología están en constante cambio y evolución, también los requerimientos de los empleados.